Privacyverklaring

Inleiding

Uw privacy is belangrijk. Alle persoonsgegevens die de advocaat van u ontvangt als (contactpersoon van een) cliënt, als websitebezoeker of als derde, worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 ("AVG"), de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en het beroepsgeheim van de advocaat.

Deze privacyverklaring bezorgt u informatie over welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, hoe ze worden verkregen, hoe lang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld. Daarnaast krijgt u informatie over de uitoefening van uw rechten.

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

• De advocaat die de juridische dienstverlening via MijnGezinshereniging.be verleent, ingeschreven aan de balie West-Vlaanderen
• E-mail: info@mijngezinshereniging.be

De volledige identificatiegegevens van de advocaat, waaronder naam, zetel en ondernemingsnummer, worden aan de cliënt schriftelijk meegedeeld vóór de totstandkoming van de overeenkomst.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen:

• Per e-mail: info@mijngezinshereniging.be, met onderwerp "Privacy"

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van uw relatie met de advocaat en de aard van uw dossier worden onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:

• Contactgegevens: zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
• Identificatiegegevens: zoals rijksregisternummer, identiteitskaart- of paspoortnummer, ondernemingsnummer en btw-nummer.
• Persoonlijke kenmerken: zoals geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssamenstelling en taal.
• Financiële gegevens: zoals bankrekeningnummer, inkomensgegevens, facturatie- en betalingsgegevens.
• Gerechtelijke en administratieve gegevens: zoals informatie over procedures, beslissingen van overheden en, waar nodig, strafrechtelijke veroordelingen.
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: zoals gegevens over gezondheid, etnische afkomst of religieuze overtuiging, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het dossier.
• Berichten en inhoud: de inhoud van berichten en documenten die u via het contactformulier, de agenda of e-mail bezorgt.
• Technische gegevens: zoals IP-adres, browsertype en -versie, en andere gegevens die nodig zijn voor de goede werking van de website.

3. Doeleinden van de verwerking

Hieronder vindt u per doeleinde welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, hoe ze worden verkregen, hoe lang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld.

Juridische dienstverlening aan cliënten

• Welke gegevens: identificatiegegevens, contactgegevens, persoonlijke kenmerken, financiële gegevens, gerechtelijke en administratieve gegevens en andere informatie die noodzakelijk is voor de juridische bijstand, met inbegrip van bijzondere categorieën van persoonsgegevens voor zover noodzakelijk.
• Waarom: het verstrekken van juridisch advies, het opstellen van documenten, de bijstand bij aanvragen en de vertegenwoordiging in rechte.
• Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG); voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens en gerechtelijke gegevens de noodzaak voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2.f en artikel 10 AVG).
• Hoe verkregen: rechtstreeks van de cliënt of via derden, zoals overheden, gerechtelijke instanties, tegenpartijen en hun advocaten.
• Bewaartermijn: tot 5 jaar na afsluiting van het dossier, of langer indien noodzakelijk voor een lopend geschil.
• Met wie gedeeld: De Dienst Vreemdelingenzaken, gemeenten, ambassades en consulaten, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, hoven en rechtbanken, beëdigd vertalers, gerechtsdeurwaarders en andere advocaten.

Contact, situatiecheck en afspraken

• Welke gegevens: Contactgegevens, de inhoud van uw bericht, uw antwoorden op de situatiecheck en de gegevens die u bij het boeken van een afspraak invult.
• Waarom: Het beantwoorden van vragen via het contactformulier of e-mail, het verwerken van de antwoorden op de situatiecheck en het plannen van afspraken via de online agenda.
• Rechtsgrond: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6.1.b AVG) en het gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (artikel 6.1.f AVG).
• Hoe verkregen: rechtstreeks van u.
• Bewaartermijn: tot 1 jaar na het laatste contact indien er geen opdracht volgt; daarna gelden de bewaartermijnen van het dossier.
• Met wie gedeeld: IT-dienstverleners, waaronder de aanbieder van het e-mailsysteem, Netlify, Inc. (hosting van de website en ontvangst van de formulieren, met eventuele bijlagen), Cal.com, Inc. (afsprakenagenda) en, met uw toestemming, Google (websitestatistieken).

Naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving

• Welke gegevens: identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, financiële gegevens en gerechtelijke gegevens.
• Waarom: het nakomen van de wettelijke verplichtingen inzake de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
• Rechtsgrond: de wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG) op grond van de wet van 18 september 2017.
• Hoe verkregen: rechtstreeks van de cliënt of via overheidsbronnen.
• Bewaartermijn: 10 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie of na de laatste occasionele verrichting.
• Met wie gedeeld: De stafhouder van de Orde van Advocaten West-Vlaanderen, indien de wet dat vereist.

Facturatie en boekhouding

• Welke gegevens: identificatiegegevens, contactgegevens en financiële gegevens (bankrekeningnummer, btw-nummer, facturatiegegevens).
• Waarom: het opmaken van facturen en de naleving van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Rechtsgrond: de wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG).
• Hoe verkregen: rechtstreeks van de cliënt.
• Bewaartermijn: 10 jaar vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de afsluiting van het boekjaar.
• Met wie gedeeld: de boekhouder, de fiscale overheid en banken.

Geschillenbeheer

• Welke gegevens: identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en relevante dossierinformatie.
• Waarom: het vrijwaren van de rechten van de advocaat in geval van een geschil, zoals een ereloongeschil of een aansprakelijkheidsvordering.
• Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Hoe verkregen: rechtstreeks van de cliënt of via gerechtelijke instanties en andere betrokkenen.
• Bewaartermijn: tot 5 jaar na de laatste termijn tot hogere voorziening.
• Met wie gedeeld: gerechtelijke instanties, advocaten, gerechtsdeurwaarders, de stafhouder en de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar.

Beheer en beveiliging van de website

• Welke gegevens: technische gegevens zoals IP-adres en browsergegevens.
• Waarom: het veilig en correct laten functioneren van de website.
• Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Hoe verkregen: automatisch bij het bezoek aan de website.
• Bewaartermijn: niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde; zie ook het cookiebeleid.
• Met wie gedeeld: de hostingpartner en IT-dienstverleners.

Statistieken over het gebruik van de website

• Welke gegevens: technische gegevens zoals uw ingekorte IP-adres, de bezochte pagina’s, het tijdstip van het bezoek, de verwijzende website en gegevens over uw browser en toestel.
• Waarom: het meten hoeveel mensen de website bezoeken en welke pagina’s zij raadplegen, om de website te verbeteren.
• Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6.1.a AVG), die u op elk moment kunt intrekken via de link “Cookievoorkeuren” onderaan de website.
• Hoe verkregen: via Google Analytics, uitsluitend nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Bewaartermijn: maximaal 14 maanden na uw bezoek.
• Met wie gedeeld: Google Ireland Limited en Google LLC (Verenigde Staten).

4. Beroepsgeheim

De advocaat is gebonden door het beroepsgeheim overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek. Persoonsgegevens worden slechts aan derden meegedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de behandeling van het dossier, wettelijk verplicht is of met toestemming van de betrokkene gebeurt. Persoonsgegevens worden nooit verkocht of voor commerciële doeleinden aan derden doorgegeven.

5. Verwerkers en doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De advocaat doet voor bepaalde verwerkingen een beroep op verwerkers, zoals IT-dienstverleners. Met deze verwerkers worden afspraken gemaakt die een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid waarborgen, overeenkomstig artikel 28 AVG.

Sommige verwerkers, zoals Netlify, Inc., Cal.com, Inc. en Google LLC, zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Persoonsgegevens worden slechts buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven met passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging van uw gegevens

De advocaat neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking en wijziging. Digitale gegevens worden bewaard in beveiligde systemen die toegankelijk zijn met een persoonlijk wachtwoord en tweestapsverificatie.

7. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• het recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 AVG);
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16 AVG);
• het recht op wissing, voor zover er geen wettelijke of deontologische bewaarplicht geldt (artikel 17 AVG);
• het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG);
• het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens (artikel 20 AVG);
• het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang (artikel 21 AVG);
• het recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Een verzoek kan worden gericht via de contactgegevens onder punt 1. De advocaat kan vragen uw identiteit aan te tonen. Er wordt binnen een termijn van één maand gemotiveerd geantwoord; afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd. De uitoefening van sommige rechten kan beperkt zijn door het beroepsgeheim of een wettelijke bewaarplicht.

8. Klacht

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De advocaat behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.mijngezinshereniging.be.